優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程
1. 問(wèn)題的提出
在企業(yè)的實(shí)際管理和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，采用手工處理工作任務(wù)經(jīng)常會(huì)遇到這些問(wèn)題：為了簽發(fā)一份合同而在各個(gè)部門(mén)奔波，并且經(jīng)常因?yàn)樨?fù)責(zé)人不在而造成工作的延誤；工作流相關(guān)資料不能有效和統(tǒng)一的管理；工作流的審批意見(jiàn)不能完整地保存并歸檔；工作流牽涉到的相關(guān)數(shù)據(jù)更新必須人工二次錄入，甚而引發(fā)更多的待處理任務(wù)。
2. 解決方案點(diǎn)晴OA的解決方案：
l 各種簡(jiǎn)單到復(fù)雜的流程都可進(jìn)行定義，如合同審批、訂單流轉(zhuǎn)、采購(gòu)申請(qǐng)、任務(wù)安排等；
l 從信息表單、流轉(zhuǎn)步驟，到流轉(zhuǎn)條件、操作人員等，快速設(shè)置符合企業(yè)規(guī)范的流程；
l 強(qiáng)大的自定義，便捷的設(shè)置，無(wú)需二次開(kāi)發(fā)即可迅速適應(yīng)業(yè)務(wù)調(diào)整；
l 電子化的流程，突破各種邊界，進(jìn)行跨部門(mén)、跨企業(yè)的即時(shí)溝通，構(gòu)造協(xié)作的環(huán)境。
3. 模塊架構(gòu)點(diǎn)晴OA強(qiáng)大的自定義功能可以讓企業(yè)很方便的定制與業(yè)務(wù)規(guī)則一致的工作流程，流程將按照業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)；點(diǎn)晴OA工作流模塊打通了協(xié)同管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊，貫穿企業(yè)的內(nèi)外資源，無(wú)論是員工，還是客戶(hù)或合作伙伴，都可體驗(yàn)它帶來(lái)的高效和便捷，共同參與企業(yè)的商務(wù)過(guò)程。任意模塊都可調(diào)用點(diǎn)晴OA工作流模塊來(lái)完成相關(guān)的業(yè)務(wù)過(guò)程，并實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的更新，這樣當(dāng)點(diǎn)晴OA工作流模塊運(yùn)作的時(shí)候就能帶動(dòng)其它的模塊協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，并為工作流程管理服務(wù)。
· 點(diǎn)晴OA模塊總體結(jié)構(gòu)圖
4. 模塊綜述
由于工作流預(yù)先定義的特性，已設(shè)定的請(qǐng)求可以很容易的遵守相應(yīng)的規(guī)則和實(shí)際操作情況。企業(yè)可以確信所有的請(qǐng)求都是根據(jù)規(guī)則和手續(xù)來(lái)輸入和批準(zhǔn)的，從而保證企業(yè)運(yùn)作的規(guī)范化和透明化。
點(diǎn)晴OA可以對(duì)內(nèi)部以及外部業(yè)務(wù)處理采取電子化管理動(dòng)作。工作流管理是提高組織效率的有效工具。
由于采用了電子化的方式處理工作流，與傳統(tǒng)的紙張操作相比，每個(gè)請(qǐng)求都被可靠地保存而不會(huì)丟失。請(qǐng)求一旦被創(chuàng)建，就會(huì)沿著預(yù)先定義好的流程被發(fā)送給相應(yīng)階段的相關(guān)負(fù)責(zé)人，無(wú)論是請(qǐng)求的處理還是信息的反饋都得以高效地進(jìn)行，即便是相關(guān)負(fù)責(zé)人出差也不會(huì)延誤工作的進(jìn)展。同時(shí)，完全電子化的工作流保證了企業(yè)運(yùn)作的規(guī)范化和透明化。
點(diǎn)晴OA提供強(qiáng)大的自定義功能，支持企業(yè)復(fù)雜的工作流設(shè)置。企業(yè)可對(duì)工作流的組成因素包括流程完成需要的階段、每個(gè)階段的負(fù)責(zé)人、流轉(zhuǎn)條件，直至相對(duì)底層的表單和字段進(jìn)行自定義，使得工作流的定義完全與企業(yè)的政策和實(shí)際運(yùn)營(yíng)相符合，而不必進(jìn)行復(fù)雜的二次開(kāi)發(fā)。
點(diǎn)晴OA同時(shí)也提供了可定制的瀏覽和報(bào)告的功能，用戶(hù)可以對(duì)工作流的關(guān)鍵信息進(jìn)行任意的定義以獲得特定的報(bào)表。點(diǎn)晴OA的特性可以使用戶(hù)獲得非常靈活和豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)告以對(duì)相關(guān)的決策作出支持。
5. 主要功能
■基礎(chǔ)功能
· 定義任意形式的工作流程
點(diǎn)晴OA工作流強(qiáng)大的自定義功能可以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)復(fù)雜工作流程的定義。在此基礎(chǔ)上所有的請(qǐng)求都將根據(jù)定義的規(guī)則流轉(zhuǎn)。
· 基于人員組織和角色設(shè)計(jì)的工作流
點(diǎn)晴OA工作流與人力資源管理模塊結(jié)合，對(duì)于人員在組織結(jié)構(gòu)中的地位和角色將是工作流設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上定義的相互工作匯報(bào)關(guān)系將保證電子化的工作流程流轉(zhuǎn)與企業(yè)實(shí)際操作相一致。
· 字段定義
點(diǎn)晴OA工作流可對(duì)組成工作流信息表單的基本元素"字段"進(jìn)行定義，包括字段名稱(chēng)、表現(xiàn)形式、字段類(lèi)型和文本長(zhǎng)度等。
· 表單定義
以字段為基礎(chǔ)，可以編輯任意形式的信息表單，這些表單將組成工作流的基本要素。點(diǎn)晴OA工作流提供多樣化電子表單的定義功能。
· 目錄定義
以目錄形式存放工作流，對(duì)工作流進(jìn)行規(guī)范化的管理。
· 動(dòng)態(tài)定義群組
對(duì)工作流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，可動(dòng)態(tài)定義操作群組：
1、 單獨(dú)的操作者
2、 多個(gè)操作者組成的單個(gè)操作組
3、 多個(gè)操作組
對(duì)群組的條件定義可以是：
1、 以部門(mén)、角色、安全級(jí)別、職位等條件定義
2、 具體的人力資源
3、 以表單相關(guān)字段即時(shí)所選的信息定義
· 多節(jié)點(diǎn)定義
工作流程從"創(chuàng)建"到"歸檔"，中間需要經(jīng)歷一個(gè)或多個(gè)步驟。點(diǎn)晴OA可定義無(wú)限的節(jié)點(diǎn)，滿(mǎn)足企業(yè)復(fù)雜和多步驟工作流程流轉(zhuǎn)的需求。
· 多路由定義
點(diǎn)晴OA支持多重復(fù)雜的路由定義。在每個(gè)節(jié)點(diǎn)上都會(huì)對(duì)工作流程的相關(guān)表單信息進(jìn)行條件判斷，自動(dòng)選擇路由和目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。例如對(duì)于不同的請(qǐng)假天數(shù)，需要報(bào)送不同的部門(mén)批準(zhǔn)。
· 智能路由判斷
點(diǎn)晴OA可以預(yù)先設(shè)置固定的判斷條件選擇路由，也可以設(shè)置根據(jù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的信息變量值而確定路由方向，點(diǎn)晴OA可定義多重和復(fù)雜的判斷條件。例如資產(chǎn)使用報(bào)后勤申批，如需采購(gòu)，后勤填寫(xiě)的采購(gòu)價(jià)格總額將影響到采購(gòu)單的流轉(zhuǎn)路由。
· 工作流執(zhí)行
可設(shè)定的對(duì)工作流的執(zhí)行包括提交、批準(zhǔn)、拒絕、重新打開(kāi)、歸檔。點(diǎn)晴OA會(huì)根據(jù)路由的判定條件和當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行操作設(shè)置工作流的下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。
· 工作流批注
除了影響工作流流轉(zhuǎn)的執(zhí)行性操作，點(diǎn)晴OA允許在工作流流轉(zhuǎn)的過(guò)程中實(shí)時(shí)添加額外的批注者以保證實(shí)際操作者能夠獲得這些批注者的意見(jiàn)。
· 并行執(zhí)行
支持工作流程的并行執(zhí)行，即操作群組中的任何操作組對(duì)工作流執(zhí)行了操作，工作流都會(huì)流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。例如對(duì)于某些公文的審批，當(dāng)某一執(zhí)行者缺席時(shí)，他的另一滿(mǎn)足操作條件的執(zhí)行者可代替他進(jìn)行操作，從而不會(huì)因?yàn)槿藛T缺席而影響工作流流轉(zhuǎn)的速度。
· 串行執(zhí)行
支持工作流程的串行執(zhí)行，即只有每一操作組都對(duì)請(qǐng)求執(zhí)行了操作，工作流才會(huì)流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。例如合同審批，設(shè)定各相關(guān)部門(mén)都審批通過(guò)后流轉(zhuǎn)到總經(jīng)理處審批。
· 串并行混合執(zhí)行
點(diǎn)晴OA可以設(shè)置適應(yīng)復(fù)雜工作流程的混合執(zhí)行方式，串并行執(zhí)行在工作流程設(shè)計(jì)中交替使用以滿(mǎn)足企業(yè)復(fù)雜業(yè)務(wù)處理的需求。
· 超時(shí)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)
點(diǎn)晴OA支持節(jié)點(diǎn)超時(shí)工作流自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能。這樣可以確保工作流在處理的過(guò)程中不會(huì)因?yàn)檫^(guò)長(zhǎng)時(shí)間的等候而被延誤。
· 表單數(shù)據(jù)自動(dòng)生成
表單的有些數(shù)據(jù)，不希望由人工輸入獲得，點(diǎn)晴OA可以根據(jù)被計(jì)算字段、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算方法自動(dòng)得出目標(biāo)字段數(shù)據(jù)，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件。
· 表單信息格式定義
工作流流轉(zhuǎn)的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，操作組所見(jiàn)的表單的信息可能會(huì)有所不同。點(diǎn)晴OA對(duì)表單的信息顯示格式和可編輯性等屬性都可以進(jìn)行自由的定義。
· 工作流信息全面歸集
由于點(diǎn)晴OA與其他模塊的協(xié)同，工作流程在流轉(zhuǎn)的過(guò)程中可對(duì)所有相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接。例如合同的流轉(zhuǎn)，除了合同本身，還可以將相關(guān)的客戶(hù)帳戶(hù)、涉及的項(xiàng)目等與其進(jìn)行鏈接。一旦數(shù)據(jù)間建立了鏈接關(guān)系，通過(guò)任意一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)都可獲得其他的相關(guān)數(shù)據(jù)。例如合同的流轉(zhuǎn)被自動(dòng)加入客戶(hù)帳戶(hù)和項(xiàng)目的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并作為客戶(hù)和項(xiàng)目信息的組成部分。
· 跟蹤和回溯
點(diǎn)晴OA保留工作流流轉(zhuǎn)過(guò)程中的所有信息，包括：
1、 原有即定義的表單信息
2、 流轉(zhuǎn)過(guò)程中由系統(tǒng)或人工方式添加的表單信息
3、 各操作者、操作時(shí)間、操作類(lèi)型
4、 審批和批注意見(jiàn)
5、 其他與工作流相鏈接的信息，如相關(guān)的文檔或項(xiàng)目。
· 自動(dòng)提醒
對(duì)于請(qǐng)求的不同狀況，例如新的請(qǐng)求到達(dá)、待處理請(qǐng)求、超時(shí)未處理請(qǐng)求、客戶(hù)聯(lián)系計(jì)劃、請(qǐng)求遞交被處理狀況等，系統(tǒng)都設(shè)定了多種提醒功能以確保請(qǐng)求的處理不致延誤。
· 流程自動(dòng)激活
點(diǎn)晴OA的一個(gè)強(qiáng)大之處就是在于它可以讓系統(tǒng)在運(yùn)作的過(guò)程中自動(dòng)觸發(fā)請(qǐng)求，并且還可以根據(jù)前一個(gè)請(qǐng)求的實(shí)際狀況對(duì)下一個(gè)觸發(fā)的請(qǐng)求進(jìn)行智能選擇。
流程自動(dòng)激活的方式可以是一些特定操作，例如會(huì)議安排中，參會(huì)者填寫(xiě)了訂票和訂房的申請(qǐng)，即自動(dòng)觸發(fā)相關(guān)流程。也可以是某個(gè)工作流流轉(zhuǎn)過(guò)程中滿(mǎn)足特定條件而觸發(fā)另一工作流。例如員工遞交了資產(chǎn)使用請(qǐng)求，流轉(zhuǎn)過(guò)程中當(dāng)判斷資產(chǎn)庫(kù)存不滿(mǎn)足使用請(qǐng)求，會(huì)根據(jù)審批者意見(jiàn)自動(dòng)觸發(fā)資產(chǎn)申購(gòu)流程，并生成相關(guān)的申購(gòu)單，申購(gòu)流程結(jié)束后會(huì)自動(dòng)觸發(fā)入庫(kù)流程并生成入庫(kù)單。
· 自動(dòng)更新數(shù)據(jù)庫(kù)
點(diǎn)晴OA在信息流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，會(huì)自動(dòng)更新系統(tǒng)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，這是點(diǎn)晴OA另一個(gè)重要的特性體現(xiàn)，通過(guò)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，避免了二次手工錄入帶來(lái)的工作效率低下和失誤的情況，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)的電子化。例如交易、借款、報(bào)銷(xiāo)、預(yù)算等請(qǐng)求會(huì)自動(dòng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，資產(chǎn)入庫(kù)流程會(huì)自動(dòng)更新資產(chǎn)庫(kù)存量。
· 流程門(mén)戶(hù)定義
通過(guò)與企業(yè)信息門(mén)戶(hù)的結(jié)合，點(diǎn)晴OA實(shí)現(xiàn)流程定義的門(mén)戶(hù)化，根據(jù)不同的信息門(mén)戶(hù)設(shè)定不同的流程。
· 圖形化工作流程
請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，可以利用圖形化工具快速獲取請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的情況。包括當(dāng)前所在節(jié)點(diǎn)、節(jié)點(diǎn)操作者、所流經(jīng)的路由和即將流經(jīng)的路由。
· 流程動(dòng)態(tài)維護(hù)
企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)模式可能會(huì)經(jīng)常發(fā)生變化，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求靈活的定制相關(guān)的工作流程，方便企業(yè)進(jìn)行各種工作流程的動(dòng)態(tài)維護(hù)管理。
當(dāng)工作流程按企業(yè)實(shí)際情況的變化而被重新定義后，基于原來(lái)工作流程規(guī)則創(chuàng)建的所有請(qǐng)求都將按照新定義的工作流程來(lái)流轉(zhuǎn)。而這一切只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單便捷的操作就可以實(shí)現(xiàn)。
· 強(qiáng)大的搜索功能
可以設(shè)定多種條件對(duì)請(qǐng)求進(jìn)行搜索，點(diǎn)晴OA與其他模塊的協(xié)同可以使用戶(hù)根據(jù)相關(guān)的CRM、文檔或項(xiàng)目等條件搜索請(qǐng)求。
■分析功能
· 固定報(bào)表
點(diǎn)晴OA提供強(qiáng)大的視圖和報(bào)告。從這些報(bào)告中，可以對(duì)請(qǐng)求的內(nèi)容、處理時(shí)間、處理質(zhì)量等進(jìn)行分析，為企業(yè)制定相應(yīng)的措施提供決策支持。
· 自定義報(bào)表
企業(yè)所需的報(bào)表是多種多樣的，點(diǎn)晴OA不僅提供固定報(bào)表，還提供報(bào)表的自定義。這些自定義報(bào)表的數(shù)據(jù)基于系統(tǒng)中的工作流程，由于工作流程本身也可自定義，所以自定義報(bào)表可以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)提取和分析的全面需求。
■協(xié)同功能
如果把企業(yè)比作生命體，諸如客戶(hù)關(guān)系管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理等是這個(gè)生命體的器官，工作流程就是連通所有器官并支持其運(yùn)作的血脈。企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)通過(guò)點(diǎn)晴OA與各模塊的協(xié)同工作被承載并被帶向各個(gè)目標(biāo)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息流、資金流和物流在企業(yè)內(nèi)外部的無(wú)阻礙流動(dòng)，并且在這過(guò)程中實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新，從而完成點(diǎn)晴MIS企業(yè)管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)過(guò)程。
400 186 1886
