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集團應用點晴OA工作流已經有幾年的時間了，從最早的請假調休這些簡單常用的工作流開始應用，到現在涉及十多個部門的工程項目合同工作流，我們一步一步的把工作流應用滲透到了很多部門及工作中，確實提高了不少效率，減少了中間溝通的時間成本，也減少了扯皮等問題的發生。

工作流應用的多了以后，管理起來問題也比較多，如何能夠更有效率的進行管理，我這里根據我們日常的工作總結了幾點經驗，僅供參考。

1、流程分類

對所有流程按照流程性質或部門進行分類，就像我們管理電腦中的文件一樣，分成文件夾后找起來就方便多了。

2、表單分類

同上，可以對表單進行分類，建立兩級目錄。

3、流程及表單命名

流程及表單的命名要直接能夠體現出流程的用途，一般直接關聯到表單，使用原有工作名稱即可；如果涉及到多子公司獨立設計的情況，需要增加子公司的簡稱到流程名最前。表單名建議與流程名字對應，比如流程叫“ABCD流程”，那么表單就叫“ABCD表單”，并且與流程目錄對應存到表單目錄下。

4、表單設計

表單盡量不用word另存的方式導入，因為word會生成很多垃圾代碼。控件的名稱進行與描述文字一致，同樣不用寫具體人，這個你用手機訪問的時候就知道了。表單設計需要很多HTML的知識，多學點對這個工作流設計工作有很大好處。

5、文號規范

文號這個就是具體的流程生成時的名字，這個優選也規范一下，一般設置成不能修改，可以增加前綴即可。文號可以使用流程名加日期的格式，可以使用表達式來自動生成，比如“CGD+年月+3位流水”，具體表達式規則請參看工作流對應的提示。

這樣起名的好處就是以后查找起來方便，可以直接使用名稱來進行查詢。

6、步驟命名

現在具體到設計流程步驟了，每一步要明確出當前是誰在辦理，做的什么動作，如果一個人在流程中有多個步驟，更是需要區分出來直接的差別，可以使用增加序號的方式加以區分。步驟命名這里說了要顯示誰在辦理，但是不要將這里的人具體化，也就是不要寫成“張三審批”這個樣子，因為這個步驟可能明天就不是張三來審批，而換了李四，這樣每次都需要跟著修改工作量會很大，這里可以使用職務名稱來寫，比如寫“財務部經理審批”，這樣李四來接替他也沒有問題。

7、權限范圍

權限這塊也是調整比較頻繁的工作，這里的建議就是能設置崗位的就設置崗位，盡量不要具體到人，跟第6點提的類似，為了避免人員的變動跟著變動。

8、默認人

設置步驟的默認人這是一個小事，但是這樣的小事做好了才能體現工作的細致。比如說總經理批完了他的工作后，往下轉交時，主辦人沒有給他默認設置或者設置的不合理，他會覺得這個流程有問題，就是這個工作沒有做好，所有這個小細節一定要做好并且檢查好。

9、條件

需要分條件設置時，條件盡量不要太復雜，因為在這里設置條件太多的時候，是很容易混亂的。實在不行就單獨做個工作流也比設置這個條件要簡單。再有就是這里的條件如果有刪除的，它的序號是按從上往下排的，設置的條件表達式跟著也要變。

多個條件公用的接收流程必要時單獨再復制一個，不要混在一起用了，單獨加一個步驟會更簡單。

10、圖形流程

工作流優選都是可視化顯示的，點晴OA中這一點非常棒，看著直觀方便。優選也是按照邏輯順序把相關的步驟有條理的進行整理，而不是簡單的堆到一起，是沒有幾個人看這個，但是管理起來自己還是方便些。

再有就是每次做工作流之前優選能夠形成流程圖，這個可以要求需求部門來做，并且這個流程是需要相關部門確認過的。在點晴OA里設計完的流程如涉及到較大的修改，優選將流程和表單導出進行備份，我們一般把這些文檔都存到點晴OA中的單位共享文檔相應目錄里，如果需要找的話也方便。